La biblioteca promuove forme di collaborazione con associazioni culturali, organizzazioni di volontariato e altri soggetti privati volte alla più ampia partecipazione dei cittadini/utenti con azioni che implementano le caratteristiche della propria missione culturale.
Apposite e particolari disposizioni regolamentano in via generale l’uso della sala di lettura attrezzabile a sala conferenze da parte di associazioni culturali, organizzazioni di volontariato e soggetti privati oltre l’orario ordinario di apertura al pubblico della biblioteca.
Le modalità di utilizzo della saletta conferenze sono regolamentate dalla Carta dei servizi (§ 4.13) e le richieste vanno presentate compilando l’apposito modulo e seguendo le istruzioni indicate nella relativa pagina del Comune di Vignola.